3.2 系统功能模块划分
系统分为9个模块，系统功能结构图如图所示。各个模块功能如下所述：
1.管理档案库及其管理人
系统管理员可以根据单位的实际情况对档案库进行配置，如建立音像档案库，上级文件库等，如果机构比较庞大，档案数量较多，可以将档案库细化，如宣传音像档案库，上级回复文件库等。管理员还可以对档案库进行描述，说明该档案库的具体范围。每个档案库可以指定一个管理者，该管理者在这个档案库中有和系统管理员一样的权限，可以对库中档案进行增加，归档，删除和借阅等操作。
2.新增档案和归档
用户可以在某个档案库新增档案，新增档案时，需要指定该档案所属的机构，年度，保管期限和备注。但是新增的档案属于未归档类型。管理员可以查看，审核新增的档案，对于不合理的档案，管理员可以修改其属性。对于合格的档案，管理员可以进行归档操作。
3.档案的移出和删除
管理员可以将档案中的档案进行移出操作，移出后的档案还存在系统中，不过此时的档案已变成未归档状态。对于未归档状态的档案，管理员有权彻底将该档案删除。
4.查询档案
用户可以查询已归档的档案，系统需要提供多种查询的方式，如归档时间，机构，档案名或档案库等。
5.借阅申请
用户可以对已经归档（未借出）的档案进行借阅，借阅时需要提交借阅申请指明档案的名称，借出时间和归还时间。
6.借阅审批
管理员可以对用户提出的借阅申请进行审批，审批通过用户便可以到档案室提取档案，未通过则管理员需要指出未通过的理由，将信息返回用户。
7.档案的归还与管理
用户将所借档案归还时，管理员需要在系统中进行档案的归还操作。对于归还日期已到的档案，管理员需要进行提醒操作，提醒借阅人归还。
8.机构管理
系统管理员可对系统中机构进行管理......