3.5 系统设计概述
作为一个完整的采购部管理系统应该基本包含下面的功能模块：
（1）基础数据维护：基础数据维护主要是管理供应商资料(如：供应商编号、名称、地区、地址、电话、帐户、联系人等)；设置采购常用数据(如：定义发票类型、定义结算方式、设置相关人员等)。
系统支持基础资料的查询、打印、新增、修改、删除等操作。
（2）采购计划维护：采购计划是在销售、生产过程中生成的，采购计划是采购部门下达采购任务的依据，采购计划可手动维护。
系统支持采购计划的查询、打印、修改、删除和追加计划。
（3）采购询价：采购前向供应商索取商品报价，并与采购询价表中的历史报价对比，当供应商报价确定后，新的报价将取代报价表中的历史报价。
（4）采购订单：采购订单是执行采购任务的第一步，填写时可依次填写，也可引用采购计划。采购订单确认后，收退货记录表将自动增加与订单明细相对应的收货记录。
采购订单需填写的信息有：概要信息(如：采购单号、供应商名称、交货日期、运输方式、运输方式等)；订单明细(如：商品编号、名称、规格、产地、单位、数量、单价、含税单价等)。
（5）采购合同：采购订单确定后将自动生成采购合同，采购合同可按照系统固定的采购合同格式打印输出。
系统支持采购合同的查询、打印、修改、删除操作。
（6）采购收货：采购收货用于签收供应商送达的货物，采购收货单确认后，经质检部门检验，便可进行入仓处理。
（7）采购入仓：采购入仓用于将签收、质检后的货物进行入库处理。
采购入仓后，收退货记文件、应付款记录文件将自动记录本次入仓数量和本次应付款金额。
（8）收退货记录文件：收退货记录文件是一个自动追踪记录文件，用于对每次订货、收货、退货的数量进行记录，可以清楚了解每一订单的收货情况，便于向供应商催货，加快采购进度。
（9）采购付款：采购付款用于对每次向供应商付款(包括预付款)进行记录，付款时可方便查看应付款记录文件，以了解该供应商的付款、欠款、发票回收情况。
付款确认后，本次付款金额将自动充抵应付款。
（10）发票回收：发票回收用于对供应商开据的发票进行管理，同时应付款记录文件将自动记录每次回收发票的金额。
（11）应付款记录文件：应付款表是一个自动追踪记录文件，用于记录每次采购入仓、付款、发票回收的发生金额，以便清楚了解采购应付款、已付款、开票金额等。
（12）采购退货：采购退货用于处理由于某些原因需要向供应商退还货物的情况，同时收退货记录文件将自动记录每次退货的数量。
（13）采购月报表：采购月报表对本月以及本年度的采购情况，按照不同供应商进行了统计，统计的信息有：采购部门、供应商名称、本月采购金额、本月收票金额、本月付款金额、本年累计采购、本年累计收票、本年累计付款、应付帐款。