4.6 功能的说明
重点要解决的问题：文档管理系统主要实现对文件、合同、信息记录等进行管理。管理所进行的内容主要是：案卷收录、文件收录，文件的归卷、借还、销毁，文件、案卷的查询，案卷统计，统计报表打印，用户查询、权限修改，类别维护等功能。强大的文档管理系统功能是户可以用该软件快速查询出所需文件，并顺利将其归入用户预先设定好的档案目录中，让用户的工作更轻松，从而提高管理水平。
1.文档案卷收录
用来进行文档案卷的收录，包括对文档的各种必要信息进行管理保存到数据库中去，如，文档的签发部门，字号，收录日期，收录人等。同时，很重要的一步是把文档复制到系统事先指定的一个地方保存起来。
2.查询管理
主要是对收录的文档和案卷的各种信息进行查询，可以精确查询，模糊查询等。
（1）精确查询
输入：文档编号
输出：该文档的各种信息
功能：可以根据精确的定位来显示唯一的结果。
（2）模糊查询
输入：输入文档信息中的某个字或者词语。
输出：带有给词语的一类文档的信息。
功能：可以方便大家查询，很多时候人门不可能清楚的记得文档的信息，有了模糊。查询，就可以使得只需输入文档信息的一小部分就可以得到相应的文档信息。
3.案卷借还
输入：案卷的全宗名称，借阅人的姓名，借阅日期。
输出：次案卷的存放信息。
功能：纸质案卷可以外借。
4.统计
功能：统计文档案卷的收录情况。
5.销毁
功能：销毁不需要的案卷，释放资源。
6.系统设置
用来进行初始设置，用户新增，用户查询，密码修改，权限修改等。
7.报表打印
用来打印统计报表。
8.帮助
用于简单介绍本系统的功能和注意事项。