1.4.1 文件编号
文件编号是根据用户新建文件的要求，选择文件编号的需要规范，然后自动生成文件编号。因改装、改型、改进等工程更改所引起的技术状态变更，产生文件时，应编新的文件编号，以区别不同状态，而不应对某有效文件进行换版。
1.4.2 文件更换
主要实现用CO文件实现文件的换版，通过CO可实现文件的换版、发放。并保存相关信息。例如：生效时间、发送部门等信息。
1.4.3 文件管理
实现用户查询及删除已保存文件和更改文件数据的功能，对没有发放的文件允许用户删除，否则，原则上不能删除已有数据；管理员可对所有数据进行查看、统计。普通用户只对自已的数据有相应权限。
1.4.4 系统管理
为使系统的管理更加安全、全面，系统管理是必不可少的。系统管理员可以添加管理员和普通用户、更改管理员密码、修改个人资料、注销用户等；普通用户可以更改自己的密码、修改个人资料等。