本系统主要分为3个部分: 档案分类和档案柜资料管理,档案资料管理,档案借用和归还管理3部分。如图3-1所示。
根据档案管理的基本需求，本系统需要完成以下任务：
档案管理员首先为档案建立档案分类和档案柜资料管理，已便为档案进行分类管理。
档案的管理由公司的档案管理员完成，档案应该包括档案编号,档案名称,档案柜号,档案人姓名, 档案人工号,建档人, 建档日期, 建档人, 建档日期, 档案正文页数, 档案附件件数和档案附图张数等。
档案在借出和归还时要进行登记，以便确定档案的状态，并记录档案的动向。
系统应该可以对基础数据进行维护。
系统还应该提供强大的数据统计，查询，报表生成以及打印等功能。
系统客户端运行在Windows平台下，服务器端可以运行在Windows平台或者Unix平台下。
系统还应该有一个较好的图形用户界面。系统应该有很好的可扩展性
3.3 系统功能分析
本系统主要任务是对档案分类和档案柜资料管理,提供档案借用和归还管理，并且具有友好的用户操作界面。其功能主要有：
应用程序与数据库服务器连接配置功能，用于在应用程序中配置Access数据库服务器名称和档案管理系统数据库名称。第一次运行程序时自动弹出配置窗口，如果配置成功，以后程序再运行时就不会自动弹出配置窗口。
档案分类资料录入，包括分类序号，档案分类名称，档案分类所属部门，分类备注，建档人姓名，建档日期，修改人姓名，修改日期，其中建档人员，建档日期修改人，修改日期字段值用来自动填写档案记录里的对应字段。
档案柜资料录入，包括档案柜号，档案柜名称，档案柜备注。
档案记录录入，包括档案编号，档案状态，档案名称，档案人姓名，档案人工号，档案所在档案分类名称，档案所在档案柜号，建档人姓名，建档日期，修改人姓名，修改日期，正文张数，附图张数，附件件数。
档案借用记录录入：借用档案编号，借用档案名称，借用人姓名，借用日期，借用档案备注。
档案归还记录录入：归还档案编号，归还档案名称，归还人姓名，归还日期，归还档案备注。
档案分类资料和 档案柜资料记录的修改和删除功能。
档案记录的修改，删除和组合查询功能。